Срок хранения приказов по кадрам


Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве


Перечень (ст. 6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений): — приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно); — приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК); — приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет). Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности».

Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения. Так, в соответствии с Перечнем ко второй группе относятся приказы

Сроки хранения кадровых документов

;

  • закон об архивном деле от 22.10.2004 г.

    Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет.
    №125-ФЗ;
  • Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
  • Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).
  • Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

    1. предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
    2. связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

    В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

    1. документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся и документы по кадровым функциям).
    2. копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, , документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);

    Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

    Хранение кадровых документов в организации 2019

    Читайте также: На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими.

    Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер. Существует несколько правил формирования дел кадровой документации Правило 1.Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Правило 2.Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.

    Правило 3.Оформляется обложки дела.

    На обложке указываются следующие реквизиты:

    1. полное наименование организации;
    2. срок хранение документов.
    3. номер дела;
    4. полное наименование структурного подразделения;
    5. заголовок дела;

    Правило 4.В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.

    Правило 5.В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев.

    Правило 6.В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.

    Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

    Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии. Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п.

    1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п.

    В качестве основного нормативного документа при определении

    Новшества в сроках хранения кадровых документов

    При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности.

    2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.
    Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации <*>.

    Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии <*>.

    На заметку Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) <*>. Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен <*>. Документы в организациях формируются в дела <*>.

    С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования <*>.

    Срок хранения приказов по основной деятельности и личному составу

    При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.

    Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании. Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения. Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу.
    Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации. Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в системе электронного документооборота.

    Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности.

    Каков срок хранения кадровых документов в организации

    И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

    Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

    На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.

    Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно). С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу.

    Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

    В статье устанавливается новый критерий определения сроков хранения документов по личному составу – 2002 / 2003 гг.

    как условная граница при установлении 50-летнего или 75-летнего сроков хранения.

    Но на этом изменения не заканчиваются. Необходимо еще обратить внимание на то, что теперь коммерческие организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить свои кадровые документы столько же, сколько госструктуры (т.к. они помещены вместе в единый пункт внутри ч.
    1 и 2 ст. 22.1) – там используется формулировка «в течение» 75 / 50 лет.

    А остальные коммерческие организации должны хранить эти документы «не менее» 75 / 50 лет (пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1). В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Таким образом, основная функция обеспечения социальных и пенсионных прав граждан / работников фактически возлагается на работодателей.

    Сроки хранения приказов

    Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов.

    Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные. Все зависит от типа документа. Проверять на значимость приказы необходимо через каждые 5 лет, и даже раньше.

    Поскольку за такой период времени в большинстве случаев у компании может меняться как сам персонал, так и видоизменяться определенные функции, задачи, подразделения. В процессе вопроса об актуальности каждого имеющегося приказа рекомендуется организовать и заинтересовать в этом бухгалтерию компании и другие подразделения, отвечающие за издание определенных документов и выполняющие поручения по этим документам.

    При общей работе над документами, сотрудники и руководство фирмы должны определиться с дальнейшей жизнедеятельностью приказов. Например, определенный приказ либо удалить, либо изменить.

    Итак, остановимся на всех трех видов данного нормативного акта. Читайте также: К приказам по основной деятельности относятся вопросы о важных направлениях деятельности компании, ее целях и основных организационных задачах.