Образец официального письма в организацию с просьбой

Образцы и примеры написания письма-просьбы

В случае с обращением к вышестоящей фирме с целью получения поддержки придется составлять более пространный текст. Следует сделать все возможное, чтобы адресат заинтересовался в полученном предложении и имел дополнительную мотивацию для оказания поддержки. Для начала следует рассмотреть длинный вариант.

Если вы не знаете, как пишется вводная часть, ознакомьтесь с представленной информацией.

Для начала составляется «шапка», где указываются реквизиты и наименование компании.

Дополнительно указывается руководитель или другое лицо, к которому направлено обращение.

Нередко организации практикуют составление писем не конкретному человеку, а группе (например, сотрудникам отдела фирмы). После этого следует приветствие.

К примеру, если нужно получить ответ от сотрудника, к нему обращаются по имени. При обращении к группе лиц следует начинать его с фразы «Уважаемые коллеги!» и др.

Одного обращения в письме просьбе мало.

Шпаргалка делопроизводителя

Просим Вас направить вашего представителя для участия в совещании.

Будем признательны за понимание.

С уважением, Генеральный директор ООО «Плюс» Семенов Г.

Т. Семенов

Письмо-просьба. особенности оформления

Необходимо заинтересовать адресата и убедить его оказать вам поддержку.

Далее следует приветствие: если вы обращаетесь к конкретному человеку, необходимо обратиться по имени: «Уважаемый Иван Петрович!». Если же вы пишете коллективу, то возможно обращение «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые сотрудники отдела!». Для начала необходимо обосновать, почему вы обращаетесь именно к этому человеку.

Соответственно, можно начать письмо с таких фраз: Бесплатная юридическая консультация: Вы являетесь выдающимся экспертом в области… Вы всегда принимали участие в делах нашей организации…

Как написать официальное письмо с просьбой — образец

Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!» Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.

«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».

«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».

«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …»

. Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетвори Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно

Образец документа: Письмо-запрос

редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2002.

Все материалы просим предоставить ответственному редактору И.П.Ершову. Главный редактор С.С. Иванов Образец №3. Письмо-запрос о предоставлении прайс-листа и образцов материалов.

Уважаемый Игорь Петрович! Наше предприятие заинтересовано в покупке электротехнической продукции вашего производства. Прошу Вас предоставить нам подробную информацию о производимых Вами товарах, в первую очередь, прайс-лист и образцы материалов. Помимо этого, нас интересует закупочная стоимость продукции, приобретаемой оптом и в розницу, а также приблизительные сроки изготовления средней партии товара.

Образец №4.

Как написать официальное письмо

В частности, в бланках всегда должно быть:

1. ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
2. если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
3. наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
4. номер исходящего послания и дата его составления;
5. на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
6. номер контактного телефона, номер факса и индекс;
7. адрес (юридический и почтовый);

Информационные письма могут быть самыми различными:

1. подтверждающими;
2. гарантийными;
3. инструкционными;
4. рекомендательными;
5. пригласительными и т.д.
6. рекламационными;
7. извещательными;
8. сопроводительными;

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам.

Как составить письмо-просьбу?

Тем не менее, существует ряд особенностей, которые позволяют выделить данное среди общего массива служебной документации.

Поводом может стать как простая ситуация, не требующая усиленной аргументации и развернутых объяснений, так и проблема, без объяснения сути которой, невозможно получить положительный ответ.

Во втором случае автору потребуется не просто изложить свою просьбу, но и обосновать ее, объяснить получателю, почему необходимо поступить тем или иным образов.

Существующие в делопроизводстве шаблоны и стандарты упрощают составление официального письма с просьбой.

Как написать официальное письмо с просьбой — образец

Ведь для того, чтобы просьба оказала желаемое действие, крайне важно учитывать личность получателя, его социальное положение, текущее материальное состояние и другие факторы. Кроме того, письмо должно носить ярко выраженный доверительный характер: если это будет строго официальный документ, адресат, находящийся в по умолчанию более выгодном положении, скорее всего, предпочтёт ответить отпиской или просто откажется от диалога, отправив послание в мусорную корзину.

Важно: на всём протяжении письма необходимо придерживаться тёплого и уважительного тона. Нельзя забывать, что письмо-просьба — это не официальное требование, оно может быть беспрепятственно проигнорировано или отвергнуто получателем.

Одно только уважение без достаточной мотивации результатов не даст, но хотя бы сможет удержать внимание читателя, заставив его дойти до конца текста.

Как правильно составить письмо-просьбу

Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев.

Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.

Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.

Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.

Готовый образец можно использовать на примере такого. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е. прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель.

Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой.