Если документ поступил в поврежденном конверте


Если документ поступил в поврежденном конверте

5.2. Технологии обработки поступающих документов


При наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получе­нии или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и других факторов. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немед­ленно» и другие, то отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 26.09.2008 10:05.

До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правиль­ность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются механические

Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Губернатора области и иных органах исполнительной власти области (с изменениями на 3 июня 2020 года)

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на вице-губернатора области Пивоварова И.

И. (пункт в редакции, введенной , см. ).4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.Губернатор областиВ.В.РадаевПриложение к постановлению Губернатора областиот 22 января 2014 года N 22 Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Губернатора области и иных органах исполнительной власти области 1.

Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в аппарате Губернатора области и иных органах исполнительной власти области.2.

Настоящее Положение разработано на основании Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», постановления Правительства Российской Федерации от

Некоторые секреты входящих документов

Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании.

Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Сортировка Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент.

Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах.

Обработка документов при их поступлении в организацию и при отправке адресату

Если обнаруживается повреждение упаковки (конверта, пакета) или документов, составляется акт (в двух экземплярах), в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде (один экземпляр акта направляется отправителю, другой остается в службе делопроизводства организации).

При проверке комплектности документов может обнаружиться:

  1. присутствие документов, адресованных другой организации или должностному лицу.
  2. отсутствие отдельных приложений к документу или сопроводительного письма к приложениям,

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма, отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов.

Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1)

Таким образом, оно обеспечивает начальный и заключительный этапы прохождения документа внутри организации.

В зависимости от объема документооборота каждого конкретного предприятия необходимо определить количество сотрудников, которые будут выполнять такую работу. Так, в небольшой компании это может быть секретарь, в крупной организации с развитой сетью представительств и филиалов — специальный отдел(отдел экспедирования документов).

Традиционно его включают в состав службы документационного обеспечения управления организации, но он может работать и как самостоятельное подразделение. Часть сотрудников отдела занимаются входящей корреспонденцией, часть — исходящей.

Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию


Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, — это позволяет повысить производительность, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов.

Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией должен быть определен в инструкции по делопроизводству предприятия. В дополнение и в рамках ее положений экспедиционная служба может издавать собственные нормативные и методические акты, уточняющие определенные моменты в своей работе.
Цель первого этапа — зафиксировать сам факт поступления документов. Обработка поступающей корреспонденции включает в себя проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений); фиксацию факта поступления документов; сортировку документов для последующей передачи по назначению.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки — необходимо, прежде всего, убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение. При

Обработка входящей корреспонденции

Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения.

Пример 1 СвернутьПоказать Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах.

Помните, был такой советский фильм – «Дипкурьер». Да и сегодня, когда на пороге вашего учреждения появляется человек в зеленой фуражке, то у простого смертного начинает учащенно биться сердечко: ага, я принимаю участие в решении важнейших государственных дел (шутка)! Но в каждой шутке есть и доля правды, ведь, вскрыв конверт, вы запросто можете прочитать на гербовом листе текст бессмертного классика: «К вам едет ревизор».
Если в штате вашей организации имеется служба доставки (курьерская служба), то доставку особо важных и срочных документов (в пределах родного города) вы доверите только ей.

Некоторые секреты входящих документов

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е.

из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие

Если документ поступил в поврежденном конверте

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации.

На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку.