Как подготовить приказ о унижтожении журналов

Уничтожение документов

руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте.

Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения .

Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться . В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным , при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения (образец) состоит из последовательных этапов: предварительно проводят экспертную комиссию, чтобы определить ценность дел, подготовленных к уничтожению; затем составляют акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения; после этого переходят к непосредственной утилизации. В организации выбирают наиболее приемлемый способ проведения утилизации.

Всю процедуру оформляют соответствующим актом. Экспертизу определения ценности дел проводит специальная комиссия. С учетом действующих правил работы работникам не рекомендуется проводить соответствующую оценку ценности единолично.

При таком способе существенно повышается вероятность уничтожения важных дел преждевременно до истечения сроков их хранения. Кроме заполнения образца акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, работодатель издает соответствующий приказ о создании экспертной комиссии.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции. Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению.

В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения

Если же вы решили самостоятельно хранить свои документы, требуется разработать локальный нормативный акт, который будет регламентировать порядок хранения.

Кроме того, нужно создать соответствующее структурное подразделение, например, «Архивный отдел».

Для своевременного приема от структурных подразделений архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов это может быть самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления или отдела кадров, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения.

Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора.

Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность.

Уничтожение документов бухгалтерского учета

В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

1. ;
2. (далее — Перечень));
3. (далее — Положение));
4. (далее — Правила)).

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела.

Уничтожение документов

В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год.

Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.

Пример 1 Образец приказа о создании экспертной комиссии СвернутьПоказать Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:

в текущем делопроизводстве:
при составлении номенклатуры дел, при формировании документов в дела, при подготовке дел к последующему хранению; в архиве организации:

Как подготовить документы к уничтожению и составить акт

Отсюда возникает вопрос: куда «уходят» папки с документами после закрытия делопроизводственного года? • Если организация не создала архив, она все равно обязана обеспечить хранение и сохранность документов до истечения сроков их хранения.

Документы со сроком хранения менее 10 лет хранятся в структурных подразделениях. • Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению.

Структурные подразделения организации, архив организации, частные предприниматели проводят экспертизу ценности документов с целью уточнения сроков хранения документов.

Образец приказ об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов. Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.