Обязательно ли делать реестр кадровых приказов

Обязан ли специалист по кадрам вести журнал регистрации приказов по кадрам?

Например, по можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда. Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:

1. на обязательные для ведения;
2. на рекомендуемые.

В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения. Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то ей не пригодится.

Если в организации принято знакомить сотрудников с локальными актами путем подписания листа ознакомления, то ей вряд ли понадобится .

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. . Из ответа «» Валентина Андреева,

Журнал регистрации кадровых приказов: правила заполнения

Он помогает искать, группировать информацию и хранить ее в компактном виде. А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.

На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления.

Далее указывается название компании.

Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах. Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).

В третьей графе, чаще всего, указываются номера, которые получили приказы при издании.

advant24.ru

Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации. Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде.

Кроме того, регистрационный журнал может стать доказательством того, что приказ был издан и зарегистрирован в указанный срок, а не распечатан вчера и не оформлен задним числом.

Пример В суде разбирается дело о незаконном увольнении за нарушение дисциплины. Судья требует представить доказательства того, что в отношении сотрудника издавался приказ по дисциплине, ведь только на основании его можно оформлять увольнение.

Вы здесь:

Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации.

Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению. Например:

1. “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
2. “КМ” – приказы по командировкам работников.
3. “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
4. “К” – кадровые.
5. “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы.

Обязательная кадровая документация

По степени обязательности:

1. обязательные документы — для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
2. рекомендательные документы — носящие рекомендательный характер;
3. специфические документы — зависящие от специфики конкретного учреждения.

2.

По целевой принадлежности:

1. документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
2. документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);

3. По функциональному назначению:

1. внутренние локальные нормативные акты — определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);

Если секретарь еще и кадровик

Оба приказа издаются одним днем. Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки.

Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями. Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей. Этот список не является исчерпывающим.

Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Один из таких регистрационных документов является Журнал учета приказов.

Читайте также статью: → «».Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

1. информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
2. Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью.

Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей

Обязательно ли делать реестр кадровых приказов

№ п/п Нормативный акт Описание 1 Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10 Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения. 2 Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000 Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.

Сейчас почти все программы содержат функцию формирования

advant24.ru

Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде? Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении.

Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. Кроме того, регистрационный журнал может стать доказательством того, что приказ был издан и зарегистрирован в указанный срок, а не распечатан вчера и не оформлен задним числом.

Пример В суде разбирается дело о незаконном увольнении за нарушение дисциплины.